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您的企业受保障吗? 企业必备重要法律文件简介

在企业初创阶段,很多人急于让业务走上轨道,而忽略了必需的法律文件。而且,企业随着自身不断成长,应定期检查并更新自己的法律文件,确保其符合最新的法律规定,并保障企业免受各类新出现风险的威胁。

一般而言,每个企业均需要配备若干重要法律文件,包括:

  1. 股东协议
  2. 内部法务文件
  3. 员工手册和雇佣合同
  4. 保密协议
  5. 网站使用条款及隐私政策

这些都是什么文件?他们有什么重要性?本文将逐一介绍。

股东协议

企业一旦由一人以上拥有,就需要股东协议。股东协议将规管企业如何作出重要商业决定,日后如何进一步筹集股本,投资人最终如何退出等事项——所有这些均对企业和股东至关重要,应通过协议事先明确。

企业一系列关键事项,应通过股东协议事先明确。

内部法务文件

澳大利亚《2001年公司法》规定了多项强制性公司记录保存要求,涉及多种内部法务文件。企业如不遵守有关规定,可被澳大利亚证券与投资委员会( Australian Securities and Investments Commission,简称ASIC)罚款,也可导致投资人之间的争议。

有关内部法务文件主要包括:

  1. 公司成员(股东)和期权持有人的登记册
  2. 证明持股状况的股权证明文件
  3. 投资人认购股份的申请表
  4. 股份买卖的转让表格
  5. 批准股份发行和转让,以及公司其他重要决定(例如订立重大合同、分红等)的董事会决议
  6. 担任董事同意书
  7. 公司章程
  8. 授权主要管理人员代表公司签署文件的授权书。

公司簿册如不好好整理,也会对潜在买家和投资者造成不好印象。

员工手册

企业需要制定全面的雇员政策和程序,确立企业对员工的要求,明确员工需要遵守的规章制度。为此,一份合适的员工手册可让企业管理更加专业,并树立公平的企业文化,避免争议和不公。

员工手册需要针对企业自身状况量身订造,以切合人员工作环境,人员职责等要求。手册可涉及一系列规章制度,例如食品安全要求、人手操作规程、在外工作守则、着装规范、行为守则等。

雇佣合同

澳大利亚关于雇佣就业的法律较为复杂,企业如有不慎,容易触犯法律规定。可以说,每一名员工都必须有合适的雇佣合同约束。不少企业在聘用时往往忽略订立合适的雇佣合同,这可导致日后出现重大问题。

除一般条款外,雇佣合同往往涉及重要的特别条款,包括:

  1. 企业知识产权保护
  2. 企业内部运作和机密保护
  3. 合理的业务招揽限制和竞业限制条款

保密协议

信任在商业关系占有重要地位。不过,企业如要披露有价值的企业机密,最好还是先订立“保密协议”( non-disclosure agreement),简称NDA。

在进行机密讨论之前订立保密协议,不仅能为企业提供法律保障,更能树立专业、谨慎的形象,让企业更好地应对潜在供应商、投资人、合伙人和客户。

网站使用条款及隐私政策

如今每家企业都需要网站,这也意味着每家企业都需要一套网站使用条款。网站使用条款为网站用户订立规则,规定禁止事项。更重要的是规定免责和限制法律责任的条款,在出现问题的时候为企业提供保障。

企业网站使用条款须量身定制,切合企业自身业务特点以及网站的使用方式。例如,销售商品的网站需要定价、付款、送货、退货、退款等方面的条款。企业如销售实体商品,更可在使用条款中包含单独的退货政策。

如果网站涉及用户提供个人信息(例如姓名、地址、出生日期、信用卡信息等),一般还需要订立隐私政策。

在线法律服务

上述重要法律文件有部分可通过我们的在线法律服务取得,详情请浏览我们的网站:

https://legalpointlawyers.com.au/service/online-services/

 

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